Wie Sie mit digitaler Kompetenz Ihrer Mitarbeiter Millionen einsparen

Wenn große Teams gemeinsam an komplexen Projekten arbeiten, ist ein Konsens über Dateinamen und eine gut durchdachte Dateiablage in hierarchischen Ordnerstrukturen unablässlich. Wird dieser Konsens nicht herbeigeführt, wachsen einem die Daten über den Kopf und wuchern, wie ein bösartiges Krebsgeschwür auf den unternehmensinternen Servern, das mit Sicherheit irgendwann zum Tod des Unternehmens führen wird. Dadurch entstehen dem Unternehmen – je nach Größe und Anzahl der Mitarbeiter – jährliche Kosten in einem hohen sechsstelligen Bereich, die auch schnell in die Millionen gehen können.

Agile & lean – Ein Tech Startup auf Wachstumskurs

Im September 2016 habe ich einen neuen Job in einem großen Düsseldorfer Tech-Unternehmen begonnen, dessen Mitarbeiterzahl auf die 1000 zuschnellte. Damit war das Unternehmen dem Startup-Status zwar schon lange entwachsen, dennoch wurden die Prinzipien eines Startups dort täglich gelebt. Es gab eine kostenlose Verpflegung für die Mitarbeiter – Frühstück, Snacks zum Mittagessen und alle erdenklichen Getränke und feinstes Bier (ab vier) aus aller Welt. „Agile“ und „lean“ galten als höchste Unternehmenswerte.

Das Unternehmen bot auf seinem Portal eine Suche mit Preisvergleich an, agierte weltweit und erschloss stetig neue Ländermärkte. Alles stand auf permanentem Wachstumskurs.

Das Besondere war die zentrale Organisation aller Ländermärkte hier im Düsseldorfer Hauptquartier. Es gab keine Filialen im Ausland, um von dort aus vor Ort zu operieren. Das ist bei einem Internetportal auch nicht nötig und eher kontraproduktiv, denn hier in Düsseldorf konnten die Marketing-Teams aller Länder in direktem und persönlichem Kontakt miteinander kommunizieren, schnelle Entscheidungen treffen und das Beste für das Unternehmen herausholen.

Die  Designabteilung mit rund 55 Designern war in unterschiedlichen Teams von 6-10 Leuten organisiert. Als webaffiner Kommunikationsdesigner mit jahrelanger Erfahrung in der Konzeption und Produktion von Displayads für das Internet war meine Rolle dort bei den Designern im Onlinemarketing den Download und die Nutzung der App weiter voranzutreiben. Ich gehörte im Online-Marketing (OMA) zum Team „Display Advertising for Mobile App“.

Als ich nach einem sehr schönen, einwöchigen, intensiven Onboardingprozess erstmals an meinen Arbeitsplatz in meinem Team kam, hat mein Team-Lead mich aufgefordert, mich erst einmal in den Arbeitsordnern des Teams auf dem Server umzusehen, um mir einen guten Eindruck zu verschaffen, was bisher gemacht wurde. Und da wir „agile“ und „lean“ sind, solle ich mich auch nicht mit einem Feedback zurückhalten, was ich besonders gut finde und wo ich Verbesserungspotential sehe.

Wie mein Team-Lead das Unternehmen mehr als 1 Million Euro pro Jahr gekostet hat

Als Mitarbeiter der Designabteilung wurde ich natürlich mit einem aktuellen MacBook Pro ausgestattet, das über die Thunderbolt-Schnittstelle an ein entsprechendes Display an meinem stationären Arbeitsplatz angeschlossen wurde.

Ein erstes großes Problem habe ich bei meinem ersten „Browsen“ im Datenbestand der Designabteilung auf dem Server festgestellt. Jedes Team hatte seine eigene Ablage mehr oder weniger durchdacht angelegt. Die schlimmste Struktur war die meines Teams, was nicht zuletzt daran gelegen hat, dass bei uns fast nur junge Praktikanten und Trainees im Grafikteam waren, die mit solchen großen Datenmengen im betrieblichen Umfeld noch gar keine Erfahrung hatten und deswegen nur sehr rudimentäre, einsilbige Bezeichnungen für Ordner- und Dateinamen verwendeten.

Hinzu kommt, dass MacOS in einem Windows-Netzwerk seinerzeit eine absolute Katastrophe war, weil die Server-Response-Time durch eine Inkompatibilität der Netzwerkprotokolle so extrem langsam war, dass allein die Auflistung eines Ordnerinhalts auf dem Server mehrere Sekunden dauerte. Die Suchfunktion funktionierte gar nicht erst.

Schon allein aus diesem Grund schien mir eine gut durchdachte Dateiablage unabdingbar. Und dies trug ich meinem Team-Lead auf seine Rückfrage hin auch vor. Ich habe da dringenden Handlungsbedarf gesehen, bevor das Geschwür noch weiter wuchs und ich bat meinen Team-Lead dies unbedingt mit auf die Agenda für unser nächstes Team-Meeting zu schreiben.

Wochen vergingen, Monate vergingen und nichts wurde unternommen. Die Praktikanten haben die Dateiablage weiterhin chaotisiert. Fast täglich wurden neue, weltweite Bannerkampagnen in bis zu 30 Sprachversionen für Web und Mobile erstellt und den jungen Kollegen ist bei keiner einzigen Kampagne in den Sinn gekommen, den Produktionsdaten und Ausgabeformaten bezeichnendere Namen als „banner.psd“ und „banner_en.psd“ zu vergeben. Zum Teil bekamen die Ausgabeformate für die Marketer (jpg oder gif) auch noch völlig andere Namen, so dass im Nachhinein noch nicht einmal mehr auf die Produktionsdaten zurückzuschließen war.

Wenn man also nach einer Vorlage für eine neue Display-Ad Kampagne gesucht hat, musste man die Produktionsdaten öffnen und reinsehen, was auf den Windows-Servern mit dem MacBook einen erheblichen, zeitlichen Mehraufwand bedeutet hat. Und das täglich. Bei rund 55 Designern und 350 Online-Marketern aus der ganzen Welt, die unsere Ausgabeformate benötigten, um sie in den jeweiligen Display-Netzwerken (z.B. GDN – Google Display Network) als Anzeigeformate schalten zu können.

Pro Sprachversion gab es je nach Größe der Kampagne bis zu 30 verschiedene Anzeigegrößen. Für eine so große, weltweite Kampagne bedeutete dies also bei 30 Sprachversionen 900 Ausgabeformate abzuliefern. Jedes Marketing-Team für ein Land hat also einen Satz an Formaten in einer ZIP-Datei (banner.zip) bekommen, die bei jeder Kampagne auch immer denselben Dateinamen trugen. In etwa so: banner_es_300x250.jpg, banner_es_160x600.jpg, banner_es_728x90.jpg… usw…

Mein Team-Lead hat da trotzdem keinen Handlungsbedarf gesehen. Allein bei mir hat das dazu geführt, dass gefühlt ein Drittel meines Arbeitstages aus suchen und warten auf den Server bestand.

Mehr als 150 Stunden täglich verschwendete Arbeitszeit ohne Mehrwert für das Unternehmen

Rund 2,5 Stunden täglich hat mich das Suchen auf dem Server gekostet. Auch bei normaler Geschwindigkeit der Serveranfragen hätte mich das Suchen mindestens 1,5 Stunden täglich gekostet. Bei 55 Designern entstanden dadurch täglich rund 137,5 Stunden, in denen kein Mehrwert für das Unternehmen geschaffen wurde. Hinzu kommt, dass die Team-Leads des jeweiligen Ländermarketings die ZIP-Datei mit den Bannerformaten erst einmal entpacken mussten, um sicherzustellen, dass sie die passenden Werbemittel zur jeweiligen Kampagne erhalten haben. Dann haben sie den Dateien einen neuen Namen (mit Hinweis auf die Kampagne) gegeben, um künftig direkt das passende Werbemittel am Dateinamen identifizieren zu können, und zum Schluss alle Banner wieder in eine ZIP-Datei gepackt, um es bei Google (GDN) hochzuladen. Ein zeitlicher Mehraufwand von ca. 30 Minuten für 30 Team-Leads aus dem Ländermarketing. 30 mal 0,5 Stunden überflüssige Stunden Manpower (15 Stunden) kommen zu den 137,5 Stunden täglich verschwendeter Arbeitszeit hinzu.

Damit sind wir bei 152,5 Stunden täglich verschwendeter Arbeitszeit! Ich nehme an, dass das Unternehmen eine Arbeitsstunde inklusive Lohnnebenkosten rund 40 EUR gekostet hat. Somit kostet dies das Unternehmen jeden Arbeitstag 6100 EUR. Bei rund 200 Arbeitstagen im Jahr entstanden dem Unternehmen dadurch vermeidbare Kosten von 1.220.000 EUR jedes Jahr! Dazu kommen ggf. noch Kosten für die IT, die für die Datensicherung zuständig ist und in so einem Datenchaos wahrscheinlich viele Gigabytes redundante Daten sichert, die einfach nicht nötig gewesen wären.

Wie man diese Kosten effektiv minimieren kann

Viele Unternehmen haben den Vorteil eines Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter bereits erkannt. Was aber immer vernachlässigt wird, ist neuen Mitarbeitern im Rahmen des Onboardings mit den Datenstrukturen des Unternehmens in angemessenem Umfang vertraut zu machen. Zu den Datenstrukturen gehören nicht nur die Ordnerpfade, wo Mitarbeiter einer Abteilung künftig Ihre Dateien ablegen sollten, sondern auch eine Namenskonvention für Ordner- und Dateinamen. Je nach Art und Verwendungszweck können auch unterschiedliche Konventionen eingeführt werden.

Betreibt ein Unternehmen einen eigenen Blog, in dem mehrere Artikel pro Woche veröffentlicht werden, macht es Sinn die Word-Dateien dieser Artikel mit einem Datumspräfix zu versehen und diese eventuell in einem gleichnamigen Ordner abzulegen, in dem auch die weboptimierten Bilder, Videos, Downloads, Grafiken, Podcasts und weitere Medien mit abgelegt werden, so dass alle Inhalte für einen Artikel gesammelt in einem Ordner liegen und jederzeit von dort wieder hochgeladen werden können. Das Datumspräfix der Ordner und Word-Dokumente in umgekehrter Reihenfolge (YYYY-MM-DD_) sorgt dafür, dass man auch bei alphabetischer Sortierung der Ordnerinhalte immer auf Anhieb den aktuellsten Artikel samt aller Medien finden kann.

Für Ordner und Dateien, die nur quartalsweise erstellt werden müssen, macht es nicht so viel Sinn ein volles Datumspräfix der Form YYYY-MM-DD_ (oder YYMMDD_) zu verwenden. Stattdessen wäre ein Präfix wie YYYY-Q1_, YYYY-Q2_, usw. oder YY-Q1, und YY-Q2_, usw. viel zielführender.

Aus diesem Grund können sich Mitarbeiter aus allen Abteilungen, die schon über viele Jahre hinweg Erfahrung mit den anfallenden Daten eines Unternehmens und dem Datenaustausch unter den Abteilungen sammeln konnten, in einer Arbeitsgruppe zusammenschließen und gemeinsam ein Konzept für eine klar verständliche Dateiablage entwickeln, das als Handout jedem Mitarbeiter ausgehändigt wird und als allgemein verbindlich gilt.

Was in einem Konzept für die Dateiablage in einem Unternehmen nicht fehlen darf

  • Speicherort auf dem File-Server
  • Namenskonventionen für Unterordner
  • Ablagestruktur und Namenskonvention für täglich anfallende Daten
  • Ablagestruktur und Namenskonvention für monatlich anfallende Daten
  • Ablagestruktur und Namenskonvention für quartalsweise anfallende Daten
  • Ablagestruktur und Namenskonvention für jährlich anfallende Daten
  • Konventionen für Versionierung von Dateien (wenn mehrere Versionen pro Tag anfallen)
  • Anfertigung und Ablage von Backups bei Überarbeitung vorhandener Dokumente (keine alten Versionen überschreiben und löschen!)
  • Archivierung, Versionierung und Backup besonders großer Daten (z.B . 4k Videos)

Fazit

Insbesondere für Unternehmen aus der Tech-Branche, sowie für Werbeagenturen, Foto- und Filmstudios und alle Online-Marketing-Abteilungen klassischer Unternehmen halte ich die Einführung von Konventionen zur Dateiablage und das Vergeben von Datei- und Ordnernamen für unverzichtbar. Digitale Kompentenz ist gerade in aller Munde, also wird es auch Zeit digitale Kompetenz im betrieblichen Alltag zu leben. Denn dadurch kann ein Unternehmen – je nach Größe und Anzahl der Mitarbeiter – jährlich Millionenbeträge einsparen. Ein guter Grund, um wenigstens einmal darüber nachzudenken.


Beitragsbild: Modifizierter Ausschnitt eines Photos von Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

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